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5 herramientas para mejorar los procesos de un proyecto

Diferentes diagramas, esquemas, lluvias de ideas. Conócelas en detalle y sepa cómo implementarlas.

El diario

lunes, 31 enero 2022 | 10:59

Hallar soluciones a las problemáticas diarias durante el trabajo suele ser mucho más eficaz si se cuenta con buenas  herramientas para mejorar los procesos. Un diagrama de flujo online, mapas conceptuales o diferentes esquemas, provistos por algunas de estas herramientas, son de gran ayuda. 

Una empresa no se hace exitosa en un abrir y cerrar de ojos. Lo hacen, en todo caso, de modo progresivo. Parte de ese proceso pasa por la mejora de sus procesos. Las herramientas para mejorar los procesos permiten la identificación de los flancos débiles en todas las áreas de la compañía. Y colaboran, claro, a dar con las soluciones más adecuadas. 

Eso sí, la mejora de proyectos debe ser entendida como un hecho de desarrollo constante y progresivo. No es repentino, dado que demanda supervisión e intervención cuando sea requerido y así lamentar posibles pérdidas de una compañía.

5 (efectivas) herramientas para mejorar los procesos de trabajo

Las herramientas para mejorar los procesos de trabajo suelen tener diferentes características. Responden, pues, a distintas necesidades. Lo ideal es entender cuál se ajusta mejor a lo que se pretende mejorar. Cinco de ellas, todas muy buenas, son: 

  1. Lluvia de ideas. Conocida mundialmente como brainstorming, esta herramienta es bien específica a la hora de encontrar soluciones a problemas bien determinados. Tiene por foco el trabajo en equipo. Mediante distintos aportes de los integrantes, busca dar con la solución más adecuada que permite llevar a cabo la mejora deseada. 
  2. Diagrama de flujo. Esta herramienta resulta ideal para llevar a cabo la representación gráfica de la actividad que se realice para mejorar los procesos de un proyecto (ya sea organizativos o industriales). Logra las mejoras gracias a distintos símbolos cuyos significados definidos son la representación del flujo de ejecución. Se conectan a través de flechas de inicio al final de la acción.  
  3. Diagrama de causa y efecto. Esta es una de las herramientas para mejorar los procesos que se ocupa de llevar a cabo un análisis del que se obtiene un cuadro bien detallado para ver con mayor claridad qué factores causan un problema (o efecto).     Con estos diagramas se simplifica la identificación de las causas de aquellos resultados que no se esperan. Los diagramas de causa y efecto son excelentes para profundizar y conocer los orígenes de los problemas que puedan surgir. 
  4. Diagrama de Pareto. Es una herramienta, fundamentalmente, de análisis. Es útil para tomar decisiones en función del nivel de prioridad que ostenten. Este diagrama se visualiza como un gráfico de barras, representativo de los distintos factores prolijamente ordenados. Su uso es recomendable para conocer los factores destacados de un problema y hallar los motivos, la raíz de ese problema, con el fin de obtener una solución que sea eficaz. Sirve, también, para comparar los resultados que se están obteniendo con los que se desea obtener. 
  5. Diagrama Sipoc. Las siglas vienen del inglés: Supplier, Inputs, Process, Outputs, Customers. Se trata de la representación visual en cinco fases de un proceso de gestión determinado. El atractivo de este sistema es que facilita la visualización del proceso de una manera sencilla e identifica todas las partes que están implicadas:

●    Proveedor (Supplier). Quien aporta recursos al proceso.

●    Entradas (Inputs). Todo lo requerido para llevar a cabo el proceso: información, materias primas, profesionales, infraestructuras, etc.

●    Proceso (Process). Todas las actividades que transforman las entradas en salidas, con un valor agregado.

●    Salidas (Outputs). Aquellos que se consiguen (productos, servicios, etc).

●    Cliente (Customer). Quien o quienes reciben el resultado del proceso. El fin, siempre, es obtener la satisfacción de este cliente.

Si bien existen más, estas cinco herramientas para mejorar los procesos de un proyecto representan mucho más que un buen comienzo.

 

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